Reinigungs­firma wechseln: Kündigung, Übergabe, worauf achten

Die meisten Büros wechseln die Reinigungsfirma nicht wegen eines großen Vorfalls, sondern wegen vieler kleiner. Der Kaffeefleck, der seit Wochen auf dem Besprechungstisch steht. Das WC, in dem montags kein Papier ist. Die Hotline, bei der sich niemand zuständig fühlt. Irgendwann reicht es.

Damit der Wechsel nicht zu einer Woche ohne Reinigung oder zu verlorenen Schlüsseln führt, lohnt sich ein klarer Ablauf. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt hindurch.

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen praktischen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist immer Ihr konkreter Vertrag.

Woran Sie merken, dass es Zeit ist

Nicht jeder schlechte Tag rechtfertigt einen Wechsel. Diese Warnsignale aber schon, besonders wenn mehrere zusammenkommen:

• Dieselben Mängel kommen immer wieder, obwohl Sie sie gemeldet haben.
• Sie erreichen niemanden, der zuständig ist, oder Rückmeldungen dauern Tage.
• Die Reinigungskräfte wechseln ständig und kennen weder Räume noch Absprachen.
• Es gibt kein Leistungsverzeichnis, und jede Diskussion endet mit „das ist nicht vereinbart”.
• Ihr Team putzt selbst nach, zum Beispiel die Teeküche oder das WC.
• Die Rechnung steigt, ohne dass sich an der Leistung etwas ändert.

Lohnt sich vorher ein Gespräch?

Manchmal ja. Wenn die Probleme neu sind, zum Beispiel nach einem Personalwechsel bei der Reinigungsfirma, lohnt ein klares Gespräch mit konkreten Punkten und einer Frist. Halten Sie die Mängel schriftlich fest, am besten mit Fotos und Datum. Ändert sich innerhalb der Frist nichts, haben Sie eine saubere Grundlage für die Kündigung, und im Extremfall auch für eine außerordentliche Kündigung.

Wenn die Probleme seit Monaten bestehen und sich nach jedem Gespräch nur kurz bessern, sparen Sie sich die Energie und planen den Wechsel.

Schritt 1: Den aktuellen Vertrag prüfen

Bevor Sie irgendetwas unternehmen, holen Sie den bestehenden Vertrag heraus und suchen diese Punkte:

• Laufzeit: Ist der Vertrag fest über 12 oder 24 Monate abgeschlossen?
• Kündigungsfrist: Häufig sind es drei Monate zum Monats- oder Quartalsende.
• Automatische Verlängerung: Verlängert sich der Vertrag stillschweigend, wenn Sie nicht rechtzeitig kündigen?
• Form der Kündigung: Schriftlich, per E-Mail, per Einschreiben?
• Leistungsverzeichnis: Gibt es eines? Wenn ja, ist es Ihre wichtigste Grundlage für den neuen Anbieter.

Steht im Vertrag nichts zur Kündigung und wird monatlich abgerechnet, gelten die allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs für Dienstverträge. Bei monatlicher Vergütung ist eine Kündigung dann nach § 621 BGB spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende möglich. In der Praxis haben Reinigungsverträge aber fast immer eigene Regelungen.

Schritt 2: Kündigen, und zwar nachweisbar

Kündigen Sie schriftlich und so, dass Sie den Zugang beweisen können, zum Beispiel per Einschreiben oder per E-Mail mit Eingangsbestätigung, wenn der Vertrag E-Mail zulässt. Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung mit dem Datum, zu dem der Vertrag endet.

Ein kurzer Text reicht:

Hiermit kündigen wir den Reinigungsvertrag vom [Datum] für das Objekt [Adresse] fristgerecht zum nächstmöglichen Termin. Bitte bestätigen Sie uns das Vertragsende schriftlich und vereinbaren Sie mit uns einen Termin für die Rückgabe aller Schlüssel und Zugangsmittel.

Schritt 3: Den Übergang ohne Lücke planen

Der häufigste Fehler beim Wechsel ist eine Lücke: Der alte Vertrag endet am 31., der neue Anbieter kann erst am 15. des Folgemonats. Zwei Wochen ohne Reinigung merkt das ganze Team.

• Neuen Anbieter vor der Kündigung auswählen, oder zumindest parallel.
• Startdatum des neuen Anbieters auf den Tag nach Vertragsende legen.
• Schlüsselübergabe am letzten Tag der alten Firma, direkt an Sie, nicht von Firma zu Firma.

Schritt 4: Schlüssel und Zugänge sauber übergeben

Schlüssel, Transponder, Alarmcodes und Zugangskarten sind beim Wechsel das größte Risiko. So machen Sie es richtig:

1. Bestandsliste machen: Welche Schlüssel und Transponder hat die alte Firma?
2. Rückgabe gegen Protokoll mit Datum und Unterschrift.
3. Codes ändern: Alarmanlagen- und Türcodes, die die alte Firma kannte, sollten nach dem Wechsel geändert werden.
4. Neue Übergabe gegen Protokoll an die neue Firma.

Bei Reinigungsbuddy erfolgt die Schlüsselübergabe immer persönlich und mit Protokoll. Schlüssel werden nicht mit Adresse beschriftet.

Schritt 5: Den neuen Anbieter richtig auswählen

Der Wechsel ist die beste Gelegenheit, es diesmal besser zu machen. Diese Fragen helfen:

• Gibt es ein Leistungsverzeichnis? Raum für Raum, mit Intervallen. Ohne das wiederholt sich das alte Problem. Eine Vorlage finden Sie im Ratgeber.
• Festpreis oder Stunden? Ein Festpreis auf Basis des Leistungsverzeichnisses ist planbarer.
• Wie sind Laufzeit und Kündigung geregelt? Lassen Sie sich das schriftlich geben, bevor Sie unterschreiben.
• Wer ist Ihr Ansprechpartner? Name, Telefonnummer, direkt erreichbar, oder eine Hotline?
• Wie werden Mängel behandelt? Gibt es eine Nachbesserungsfrist und eine Konsequenz, wenn sie nicht eingehalten wird?
• Gibt es einen Nachweis? Zum Beispiel ein Reinigungsprotokoll nach jedem Einsatz?
• Wer reinigt bei Ihnen? Wechselt das Personal ständig oder kommt dieselbe Person?

Was die einzelnen Preisfaktoren bedeuten, erklärt der Artikel Büroreinigung Kosten: die 7 Faktoren.

Schritt 6: Mit einer Grundreinigung neu starten

Wenn die alte Firma Ecken, Hochflächen und Böden vernachlässigt hat, ist der Wechsel der richtige Moment für eine Grundreinigung. Danach beginnt die neue Unterhaltsreinigung bei null, und Sie können die Qualität fair beurteilen.

Die ersten 30 Tage mit der neuen Firma

Die ersten Wochen entscheiden, ob der Wechsel sich gelohnt hat. So nutzen Sie sie:

• Woche 1: Gemeinsamer Rundgang nach dem ersten Einsatz. Was ist gut, was fehlt? Kleine Anpassungen sofort ins Leistungsverzeichnis.
• Woche 2: Team fragen, was auffällt. Mitarbeitende merken Unterschiede in Teeküche und WC als Erste.
• Woche 3: Reinigungsprotokolle und Meldungen durchsehen. Wiederholt sich ein Punkt, muss das Intervall oder der Ablauf angepasst werden.
• Woche 4: Kurzes Gespräch mit dem Ansprechpartner. Passt der Rhythmus? Braucht es eine Intervall-Leistung wie Fenster oder Teppich?

Eine gute Reinigungsfirma wünscht sich diese Rückmeldungen ausdrücklich, denn sie machen die Arbeit planbar.

Checkliste zum Wechsel

1. Vertrag prüfen: Laufzeit, Frist, Form, automatische Verlängerung
2. Neuen Anbieter auswählen, Objektbegehung und Angebot einholen
3. Startdatum des neuen Anbieters festlegen
4. Schriftlich und nachweisbar kündigen, Bestätigung anfordern
5. Bestandsliste aller Schlüssel und Zugangsmittel erstellen
6. Rückgabe gegen Protokoll am letzten Tag
7. Codes ändern
8. Übergabe an den neuen Anbieter gegen Protokoll
9. Optional: Grundreinigung zum Start
10. Nach vier Wochen: kurzer Check, ob das Leistungsverzeichnis passt

Was Sie dem neuen Anbieter mitgeben sollten

Je mehr der neue Anbieter weiß, desto schneller läuft es rund. Bereiten Sie diese Informationen vor:

• Das bisherige Leistungsverzeichnis, falls vorhanden, und eine Liste der Punkte, die nicht funktioniert haben
• Grundriss oder Raumliste mit Bodenbelägen und Besonderheiten
• Zugangsregeln: Alarmanlage, Schließzeiten, Hausordnung, Ansprechpartner der Hausverwaltung
• Abfallsystem: Wo stehen die Tonnen, welche Fraktionen werden getrennt, wann ist Abholung?
• Wünsche des Teams: zum Beispiel keine stark parfümierten Mittel, besonders gründliche Teeküche, Spülmaschine ausräumen

Wechsel zu Reinigungsbuddy

Wir richten den Start nach Ihrer Kündigungsfrist, übernehmen die Schlüssel gegen Protokoll und beginnen auf Wunsch mit einer Grundreinigung. Danach läuft die Büroreinigung nach Leistungsverzeichnis, mit Reinigungsprotokoll nach jedem Einsatz. Und wenn etwas nicht sauber ist, gilt die 24-Stunden-Nachbesserungsgarantie.